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Firmenweite Kontakte in einem öffentlichen Ordner verwalten.

Öffentliche Ordner eignen sich hervorragend, um Kundenkontakte, Lieferantenkontakte usw. einfach zu verwalten, und den Benutzern den Zugriff auf einen gemeinsamen Kontaktordner zu ermöglichen.

So erstellen Sie einen öffentlichen Kontaktordner.

Hinweis: Um einen neuen öffentlichen Ordner auf einem Small Business
Server 2003 erstellen zu können, müssen Sie Mitglied der Sicherheitsgruppe Administratoren oder Domain Power User sein.

  1. Starten Sie Outlook 2003
  2. Wechseln Sie durch Klick auf das Symbol Ordnerliste im Navigationsbereich in die Ordnerlisten Ansicht.
  3. Erweitern Sie die öffentliche Ordneransicht durch Klick auf (+) vor Öffentliche Ordner.
  4. Erweitern Sie Alle Öffentlichen Ordner.
  5. Aktivieren Sie Alle Öffentlichen Ordner, anschließend Rechtsklick und wählen Sie
    Neuer Ordner aus dem Kontextmenü.
  6. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Ordner ein.
  7. Wählen Sie anschließend Kontakt aus dem Drop Down Menü Ordner enthält Elemente des Typs.
  8. Mit OK bestätigen Sie Ihre Eingaben, und der öffentliche Ordner wird nun erstellt.

Um die Verwaltung eines öffentlichen Ordners zu vereinfachen, ist es sinnvoll den Benutzern nur bestimmte Änderungen zu erlauben.

So ändern Sie die Berechtigungen in einem öffentlichen Ordner.

  1. Aktivieren Sie den zuvor erstellten Kontakt Ordner.
  2. Klicken Sie rechts, und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
  3. Aktivieren Sie das Register Berechtigungen.
  4. Oft ist es sinnvoll, nur einigen Usern die Erlaubnis zu erteilen, neue Elemente zu erstellen oder Element zu löschen.
  5. Ändern Sie daher die Berechtigungsstufe für Standard auf 2 (Elemente nur lesen).
  6. Über Hinzufügen können Sie nun Benutzer hinzufügen und Ihnen die Berechtung zum Erstellen und Löschen von Elementen erteilen.
  7. Sie können den einzelnen Benutzern aber auch durch Aktivieren/Deaktivieren der einzelnen Checkboxen im Bereich Berechtigungen Benutzerdefinierte Rechte erteilen.

Tipp: Um den öffentlichen Kontaktordner auch als E-Mail-Adressbuch verwenden zu können, führen Sie einen Rechtsklick auf den Ordner durch und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü. Wählen Sie das Register Outlook-Adressbuch aus, und aktivieren Sie die Checkbox bei "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen".

Weitere Informationen zu diesem Thema:



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