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Unternehmensweite, benutzerdefinierte Ansichten für öffentliche Ordner erstellen.

Der Zugriff auf die Ansichten wurde in Outlook 2003 zwar wesentlich vereinfacht, vielfach ist es aber dennoch wünschenswert, dem Benutzer ein vordefinierte Ansicht zur Verfügung zu stellen.

Beispiel: Für den öffentlichen Kontakt-Ordner SBS-Praxis soll eine benutzerdefinierte Ansicht erstellt werden. Es sollen nur mehr bestimme Namens und Adressfelder angezeigt werden, die Sortierung soll nach Nachname, Vorname erfolgen, und die Kontakte sollen nach dem Firmennamen gruppiert werden

Hinweis: Um Änderungen dieser Art durchführen zu können, müssen Sie die Berechtigungsstufe 8 (Besitzer) auf diesen Ordner haben.

  1. Aktivieren Sie in der Ordneransicht den gewünschten Ordner für den Sie die Ansicht definieren/ändern möchten.
  2. Klicken Sie in Outlook Menüleiste auf Ansicht, wählen Sie Anordnen nach anschließend Aktuelle Ansicht und klicken Sie auf Ansichten definieren.
  3. Klicken Sie im Fenster „Benutzerdefinierte Ansichten verwalten“ auf den Button Neu.
  4. Geben Sie im Feld Name der neuen Ansicht einen aussagekräftigen Namen ein (z.B. SBS-Praxis), wählen Sie Tabelle aus Ansichtentyp, und aktivieren Sie den Radio-Button Diesen Ordner, für alle Benutzer sichtbar.
  5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
  6. Definieren Sie nun im Fenster Ansicht anpassen die Einstellungen für Ihre Ansicht:
    1. Felder: Wählen Sie hier die gewünschten Felder und die Reihenfolge aus, in der die Felder später in der Ansicht angezeigt werden sollen.
    2. Gruppieren: Wenn Sie wie im Beispiel eine Gruppierung wünschen, können Sie in diesem Fenster das Feld nach dem gruppiert werden soll auswählen.
    3. Sortierung: Wählen Sie hier die Felder und die Reihenfolge aus, nach der Ihre in Punkt a) definierten Felder sortiert werden sollen.
    4. Zusätzliche Einstellungen für die Ansicht können noch über die Button Weitere Einstellungen, Automatische Formatierung und Spalten formatieren durchgeführt werden.
    5. Klicken Sie anschließen auf OK um Ihre Eingaben zu bestätigen.
  7. Im Auswahlfenster ist nun Ihre definierte Ansicht sichtbar, aktivieren Sie diese Ansicht und klicken Sie auf den Button Veröffentlichen.
  8. Bestätigen Sie die Nachfrage mit OK.
  9. Aktivieren Sie die Checkbox Nur die für diesen Ordner erstellten Ansichten anzeigen.
  10. Klicken Sie anschließen auf Übernehmen.

Ordnen Sie nun die definierte Ansicht Ihrem Öffentliche Kontakt Ordner als Standardansicht zu.

  1. Aktivieren Sie in der Ordneransicht den gewünschten Ordner, klicken Sie rechts, und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
  2. Aktivieren Sie das Register Ordnerverwaltung.
  3. Wählen Sie aus dem Drop-Down Menü Erste Ansicht des Ordners die im vorigen Schritt definierte Ansicht aus (z.B. SBS-Praxis).
  4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Übernehmen und OK.

Bei der nächsten Anmeldung sind für den Benutzer nur mehr die von Ihnen definierten Ansichten für diesen Ordner im Navigationsbereich verfügbar.

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